ایده‌های جدید را به صورت کنترل شده‌ اجرا کنید

سید محمد جواد رجالی
چیزی احتیاج به تغییر دارد! چیزی اشتباه است و نیاز به اصلاح دارد و شما به سختی کار می‌کنید تا تصویری از آینده آن بسازید.

ولی آیا کاملا به کاری که می‌خواهید انجام دهید مطمئن هستید؟ و آیا 100 درصد مطمئن هستید که راهکار شما به درستی کار می‌کند؟ هنگامی ‌که آثار تصمیمات غلط سنگین است، بهتر است ایده خود را اول به صورت آزمایشی(pilot) اجرا کنید.
در نتيجه اگر در پایلوت به نتایج دلخواه نرسیدید، شما می‌توانید تغییرات لازم را برای بهبود راهکارتان انجام دهید قبل از اینکه تمام منابع و اعتبار خود را صرف پروژه مورد نظر کرده باشید.
حال چه چیزی تضمین می‌کند که شما این کار را به خوبی انجام می‌دهید. راه‌حل این است که شما در مواردی که می‌خواهید تغییری اعمال کنید یا مشکلی را حل کنید، از یک فرآیند مشخص پیروی کنید. فرآیندی که به شما کمک کند برنامه‌ریزی کنید، تست کنید و بازخوردهای لازم را بررسی کنید قبل از اینکه پروژه خود را به صورت کامل اجرا کنید. یکی از ابزارهای مشهور برای اطمینان حاصل کردن از انجام فرآیند فوق استفاده از چرخه PDCA یا چرخه دمینگ است.
دمینگ به عنوان پایه‌گذار نگرش مدیریت کیفیت و استفاده از تکنیک‌های آماری برای کنترل کیفیت در صنایع ژاپنی مشهور است و این صنایع که از تفکرات وی پیروی کردند به موفقیت‌های چشمگیری دست یافتند. دمینگ بر این عقیده بود که کلید اصلی کیفیت تولید در دست فرآیندهایی است که به خوبی تعریف شده باشند و قابل تکرار باشند. بنابراین چرخه PDCAبه عنوان یک نگرش برای تغییر و حل مشکل در قلب فلسفه کیفیت دمینگ قرار دارد.
چهار فاز در چرخهPDCA عبارتند از:
• برنامه‌ریزی: شناسایی و تحلیل مساله
• اجرا: ایجاد، توسعه و تست یک راه‌حل بالقوه
• کنترل: ارزیابی کنید راه حل تست شده چقدر موثر بوده است و آیا قابلیت بهبود دارد.
• اقدام اصلاحی: اجرای راهکار بهبود یافته به صورت کامل.
ممکن است مرحله اجرا و کنترل بارها تکرار شود. یک راه حل ممکن است اصلاح شود، دوباره تست شود، دوباره اصلاح شود و باز هم تست شود.

چگونه از این ابزار استفاده کنیم
چرخه PDCA شما را ترغیب می‌کند که از فرآیند مشخصی در حل مساله و ارائه راه‌حل‌ها پیروی کنید. از مراحل زیر پیروی کنید تا بتوانید بیشترین بهره‌برداری را از راهکارهای بالقوه داشته باشید.

قدم اول، برنامه ریزی:
اول به خوبی مشخص کنید که مساله شما چیست. پس از آن بهتر است از نقشه فرآیندی استفاده کنید.سپس سایر اطلاعات مورد نیاز را برای ارائه راهکارهای مناسب
جمع‌آوری کنید.

قدم دوم، اجرا:
این قدم شامل مراحل مختلفی می‌شود از جمله:
• ایجاد راهکارهای ممکن
• انتخاب راهکارهای ممکن
• اجرای آزمایشی پروژه در یک مقیاس کوچک‌تر

قدم سوم، کنترل:
در این مرحله شما ارزیابی می‌کنید که پروژه آزمایشی چقدر موثر بوده است و اطلاعات مربوط به بهبود آن را جمع‌آوری کنید. با توجه به میزان موفقیت پروژه آزمایشی حوزه‌های لازم جهت بهبود و مقیاس بهبود را شناسایی کنید و ممکن است برای بهبود بیشتر مراحل اجرا و کنترل را چندین بار تکرار کنید.

قدم چهارم، اقدام:
اکنون زمانی است که راهکار خود را به صورت کامل به اجرا در آورید. اگرچه چرخه PDCA در این مرحله خاتمه نمی‌یابد. اگر شما از چرخه دمینگ برای بهبود مستمر استفاده می‌کنید دوباره باید به مرحله برنامه‌ریزی برگردید و به دنبال حوزه‌های دیگری برای بهبود بگردید.

چه زمانی از چرخه دمینگ استفاده کنید
چرخه دمینگ فرآیند کنترل شده و مفیدی را برای حل مساله ارائه می‌دهد. این چرخه زمانی موثر است که:
• بخواهید راهکارهای جدید را شناسایی و فرآیندهای موجود را اصلاح کنید.
• راهکارهای مختلف و بهبود آنها قبل از پیاده سازی و استفاده از آنها را آزمايش كنيد.
• از هدر رفتن منابع ارزشمند سازمانی جلوگيري كنيد.
به طور قطع استفاده از چرخه دمینگ کندتر و آهسته تر از اجرای مستقیم است و در مواقع اضطرار و اورژانسی ممکن است این چرخه کاربرد نداشته باشد.(اگرچه کارکنان دوست دارند شرایط را اورژانسی‌تر از آنچه در حقیقت وجود دارد،
نشان دهند).